Vitale Fresh

Vitale Fresh · frutas, jugos y comida fit · Ciudad Montes

Un solo lugar para vender, controlar y entender Vitale Fresh

Punto de venta, caja, inventario por recetas, compras por foto, turnos, gastos y finanzas. Funciona sin internet y no cuesta nada al mes. Este mockup es navegable: entre a cada módulo y pruebe los botones.

$0por mes en software

19módulos en 5 bloques

3fases de entrega

Síopera sin internet

Para Danny: este es un borrador visual para recoger comentarios, nada está construido todavía. Lo que más ayuda: qué sobra, qué falta, y si cobrar en el punto de venta se siente natural para un vendedor nuevo. Los datos son de ejemplo y se reinician al recargar la página.

Qué probar, en orden

15 minutos

Vender: Punto de venta → toque un producto → Cobrar → medio de pago → en efectivo toque $10.000 → Confirmar. Sale el comprobante y el pedido entra a la cola. Pruebe "Simular sin internet".
Turno: Caja → "Cerrar turno" → pantalla de bloqueo. PIN de prueba: 1234 Laura, 2345 Andrés, 3456 Camila. Pruebe un PIN malo, luego el bueno, cuente la base y abra.
Caja menor: registre un egreso y reponga el fondo.
Recetas y costos: en Recetas cambie los gramos de mango; en Costos y precios mueva el mango a +40 %.
Metas: cambie la meta del mes y mueva la curva del sábado.
Vendedores y nómina: toque una ficha y cambie un adelanto.
Turnos: apruebe la solicitud de Laura y cree una nueva.
Inventario → Lista de compras: desmarque ítems y "Enviar por WhatsApp"; en Cuentas por pagar abone y pague.
Mermas y tomas: registre una merma; en la toma termine el conteo, justifique el banano y apruebe.
Clientes: busque "Diana" y canjee el jugo gratis; avance un pedido.
Cumplimiento: revise el libro de octubre y el calendario de obligaciones.
Recetas → Importar desde Excel: "Usar datos de ejemplo" → ver errores → "corregidos" → Importar.
Administración: cambie el nombre del local y mire el comprobante; filtre la auditoría.

Los comentarios van sobre esta misma página con la herramienta de comentarios, o por WhatsApp a Davis indicando la pantalla.

A

Operación diaria

M1Catálogo y recetas

Productos, tamaños, modificadores y la receta de cada uno: fruta, leche, vaso, tapa y pitillo. El costo se calcula solo.

Fase 1

M2Punto de venta

Botones por categoría, carrito, cuentas en espera, cola de preparación con turno, descuentos con PIN, anulación con motivo. Todo sin internet.

Fase 1

M3Medios de pago y devoluciones

Efectivo con cambio, QR, Bre-B, datáfono, pago mixto. Comisión por medio configurable. Devoluciones con motivo que avisan al admin.

Fase 1

M4Caja y caja menor

Base, apertura con conteo, arqueos ciegos, retiros, cierre por medio de pago con diferencia y responsable. Caja menor con egresos, reposición y cuadre propio.

Fase 1

B

Abastecimiento e inventario

M5Proveedores y compras

Registro de compras, cuentas por pagar, lista de compras sugerida por stock mínimo, historial de precios por insumo.

Fase 1

M6Escaneo de facturas con IA

Foto a la factura desde el celular; el sistema lee los ítems, los asocia a los insumos y, tras revisar, los carga con su costo. La foto no se guarda.

Fase 2

M7Inventario

Insumos y reventa. Kardex, costo promedio, lotes con vencimiento, alertas de stock bajo, rotación alta y baja, valorización.

Fase 1 Fase 2

M8Mermas

Qué se botó y por qué. Compara el consumo real de fruta contra lo que dicen las recetas.

Fase 2

M9Tomas físicas

Conteo ciego programado o sorpresa, diferencias en unidades y pesos, justificación y ajuste aprobado por el admin.

Fase 2

C

Finanzas y control

M10Costos y precios

Ficha de costo por producto, precio sugerido por margen, simulador "si el mango sube 20 %", alerta cuando un margen cae.

Fase 2

M11Gastos, servicios y préstamo

Arriendo, luz, agua, gas, internet con vencimiento y recordatorio. Presupuesto por categoría. Préstamo con tabla de cuotas.

Fase 2

M12Vendedores, turnos y nómina

Tres vendedores con PIN. Calendario de turnos, cobertura sugerida por hora, asistencia ligada a la caja, liquidación quincenal.

Fase 1 Nómina F3

M13Metas y presupuestos

Meta mensual repartida por día de semana, metas por vendedor, presupuesto de gastos y compras.

Fase 2

M14Punto de equilibrio

Cuántos jugos hay que vender al día para no perder. Estado de resultados simple y flujo de caja a 30 días.

Fase 2

D

Inteligencia

M15Estadísticas

Ventas por hora y día, ticket promedio, mix de productos, medios de pago, comparativos. Exporta a Excel.

Fase 1 Completo F3

M16Alertas

Stock bajo, vencimientos, devoluciones, diferencias de caja, gastos por vencer, meta en riesgo, semáforo tributario.

Fase 2

E

Cumplimiento y administración

M17Cumplimiento tributario

Comprobante de venta para no responsable de IVA ni INC, libro de operaciones diarias, acumulado anual contra el tope de 3.500 UVT, exportación para el contador.

Fase 1 Completo F3

M18Clientes y fidelización

Sello digital "10 jugos = 1 gratis" por celular, pedidos por WhatsApp.

Fase 3

M19Administración y seguridad

Roles, configuración del negocio, auditoría de acciones sensibles, backups diarios automáticos.

Fase 1 Completo F3

→

Fases de entrega

Semana 1F0 · PreparaciónRUT, compra de equipos, catálogo en Excel

Semanas 2–4F1 · Abrir el localVender, cobrar, imprimir, cuadrar caja, descargar inventario, turnos

Semanas 5–7F2 · ControlCostos reales, facturas por foto, vencimientos, tomas, gastos, alertas

Semanas 8–10F3 · GestiónNómina, estadísticas completas, cumplimiento, clientes

Punto de venta

Tres toques: producto, tamaño, cobrar. Pruébelo: toque un producto y luego "Cobrar".

En preparación2 pedidos · 1,5 min promedio

#41

Batido fresa-banano 20 oz

hace 2 min

#42

2× Jugo de mango 16 oz

hace 1 min

Cuenta actualT1 · Laura

Sin productos. Toque uno a la izquierda.

Total$0

Comprobante impreso · 58 mm

Caja · turno tarde

Abierta 14:02 por Laura con base de $100.000. El cierre compara lo que el sistema espera con lo que se cuenta, por cada medio de pago.

Ventas del turno

$463.500

58 ventas desde las 14:02

Efectivo esperado

$312.500

base + ventas − retiros − gastos

Retiros a banco

$150.000

1 consignación 17:45

Devoluciones

$12.000

1 · batido mal preparado

Conteo de efectivo

por denominación

Digite cuántos billetes y monedas hay. La diferencia se calcula en vivo.

Contado$0

Cuadre por medio de pago

Medio	Esperado	Contado	Diferencia
Efectivo	$312.500	—	—
QR Bancolombia	$86.000		$0
Bre-B	$24.000		$0
Datáfono	$41.000		−$3.000

Datáfono difiere en $3.000: revisar si falta un voucher. Las diferencias mayores a $2.000 avisan al admin y piden observación.

Movimientos del turno

Hora	Tipo	Detalle	Quién	Valor
14:02	Apertura	Base contada por denominación	Laura	$100.000
15:10	Caja menor	Bolsa de hielo (emergencia)	Laura	−$6.000
16:30	Devolución	T1-000118 · batido mal preparado · efectivo	Laura · PIN admin Danny	−$12.000
17:45	Retiro	Consignación Bancolombia	Danny	−$150.000

Caja menor

Fondo separado de la caja de ventas para gastos pequeños del día a día: hielo de emergencia, bolsas, un limón, un domicilio. Cada salida lleva motivo y responsable; el fondo se repone cuando baja del mínimo.

Saldo actual

$18.500

Fondo fijo $50.000 · mínimo $15.000

Gastado esta semana

$31.500

7 egresos · promedio $4.500

Última reposición

01/10

$50.000 desde la caja de ventas · Danny

Egresos de la semana

6 al 7 de octubre

Fecha	Motivo	Categoría	Quién	Soporte	Valor
07/10 15:10	Bolsa de hielo	Insumo de emergencia	Laura	Foto	$6.000
07/10 10:20	Bolsas para llevar ×100	Empaques y bolsas	Camila	Foto	$8.000
06/10 18:40	Domicilio a Corabastos	Transporte	Danny	Sin foto	$7.000
06/10 12:05	Limones ×1 kg	Insumo de emergencia	Andrés	Foto	$4.000
06/10 09:30	Jabón y esponjas	Aseo	Laura	Foto	$6.500

Cuadre de caja menor

Fondo fijo − egresos registrados = saldo esperado. Se cuenta lo que hay en la cajita y se compara.

Fondo fijo$50.000

− Egresos desde la última reposición$31.500

Saldo esperado$18.500

Contado

Diferencia$0

Por categoría · mes

Insumo emergencia

$41.000

Empaques

$26.000

Transporte

$17.000

Aseo

$10.500

Muchos egresos de "insumo de emergencia" indican que el stock mínimo de hielo o fruta está bajo. El sistema lo cruza con las alertas de inventario.

Vendedores y nómina

Cada vendedor entra con su PIN en la terminal. El sistema registra sus ventas, su asistencia y sus incidencias, y con eso liquida la quincena: base según modalidad, dominicales y festivos, extras, comisión, bono por meta y adelantos.

Nómina quincena (proyectada)

—

3 vendedores · pago el 15/10

Horas trabajadas al 8

118

de 230 programadas en la quincena

Bonos por meta

—

3 % de las ventas al superar la meta

Adelantos pendientes

—

se descuentan en la liquidación

Incidencias de la quincena

4

A

Llegada tarde 22 min

Martes 6 · turno tarde programado 15:00, abrió caja 15:22

06/10

L

Diferencia de datáfono −$3.000

Cierre turno tarde · pendiente de observación

07/10

L

Devolución $12.000

T1-000118 · batido mal preparado · autorizó Danny

07/10

C

Anulación de venta $9.000

T1-000097 · error de cobro · PIN admin

04/10

Adelantos y préstamos

Vendedor	Fecha	Concepto	Valor	Descuento
Andrés	03/10	Adelanto de quincena	$100.000	15/10
Camila	05/10	Adelanto · salió de caja	$50.000	15/10
Laura	20/09	Préstamo $300.000 · 3 cuotas	$100.000	2 de 3 pagadas

Liquidación quincena 1–15 de octubre

Recargo dominical y festivo%

Lo trabajado al 8 más lo programado hasta el 15. Los adelantos son editables. El porcentaje de recargo se configura según la ley vigente.

Vendedor	Modalidad	Base	Dom. / fest.	Extras	Comisión 1 %	Bono meta	Adelantos	Neto a pagar

Esta liquidación registra lo que el negocio paga y queda como soporte. La formalización laboral (contrato, prestaciones sociales, seguridad social) se define con el contador; el sistema exporta estos datos para ese cálculo.

Turnos · 12 al 18 de octubre

Tres vendedores. El sistema sugiere cuántas personas se necesitan por franja según las ventas por hora, y marca lo que queda descubierto.

Mañana 9–15Tarde 15–21Completo 9–21 con descanso

Cobertura sugerida · sábado

1 franja descubierta

Barras: ventas promedio por hora. Rojo: franja con menos personas de las necesarias.

9:0015:0021:00

Sábado 15:00–17:00 necesita 3 personas y hay 2. Sugerencia: Camila entra a las 14:00.

Horas de la semana

Vendedor	Programadas	Dominical	Trabajadas	Reglas

Reglas: máximo 48 h por semana, un descanso semanal, mínimo 10 h entre turnos. La asistencia real sale de la apertura y cierre de caja con PIN y alimenta la nómina.

Solicitudes de cambio de turno

Un vendedor pide cambiar un turno con otro; el sistema verifica las reglas y Danny aprueba o rechaza. Al aprobar, la cuadrícula cambia y los dos reciben el aviso.

Inventario

El stock se descuenta solo con cada venta según la receta. Rojo necesita compra; ámbar vence pronto.

Valor del inventario

$487.300

A costo promedio

Bajo mínimo

4

Mango, fresa, vaso 20 oz, hielo

Vencen en 3 días

2

Leche (lote 05/10), fresa

Merma del mes

$38.200

4,1 % de las compras

Insumo	Stock	Mínimo	Días	Costo prom.	Vence	Rotación	Estado
Mango	3,2 kg	5 kg	1,1	$4.500/kg	09/10	Alta	Comprar
Fresa	1,4 kg	3 kg	0,8	$9.000/kg	08/10	Alta	Comprar
Banano	6,0 kg	3 kg	3,5	$3.000/kg	10/10	Alta	Ok
Leche entera	9 L	6 L	2,2	$4.200/L	08/10 (3 L)	Alta	Vence pronto
Hielo	1 bolsa	2	0,5	$6.000/bolsa	—	Alta	Comprar
Vaso 20 oz	1,5 pacas	2	4,0	$300/und	—	Media	Comprar
Granola	3 bolsas	2	38	$18/g	12/01	Baja · 16 días	Ok
Agua 600 ml	38 und	48	5,4	$1.200/und	03/2027	Alta	Ok

Kardex · Mango

Fecha	Tipo	Referencia	Cantidad	Saldo
07/10 16:20	Venta	T1-000124 · jugo 16 oz	−0,277 kg	3,2 kg
07/10 11:05	Merma	Dañado · Laura	−0,4 kg	5,9 kg
06/10 08:30	Compra	Corabastos · factura escaneada	+10 kg	11,2 kg
05/10 20:10	Ajuste	Toma física semanal	−0,3 kg	1,2 kg

Una venta de jugo 16 oz descuenta 180 g de pulpa, que a 65 % de rendimiento son 277 g de mango comprado.

Merma real vs. receta · septiembre

Insumo	Según recetas	Consumo real	Exceso
Mango	42,0 kg	47,8 kg	+13,8 %
Leche	61 L	63 L	+3,3 %
Vaso 16 oz	540	548	+1,5 %

El mango se consume 14 % por encima de la receta: sobre-porción o fruta que se daña. Vale la pena pesar las porciones esta semana.

Mermas y tomas físicas

Lo que se bota, se daña o se regala queda registrado con causa y responsable, valorizado al costo. Las tomas físicas comparan lo que dice el sistema con lo que hay en la nevera y la bodega, con conteo ciego para que nadie "cuadre" el número.

Merma del mes

$38.200

4,1 % de las compras · objetivo < 3 %

Causa principal

Vencido

$16.900 · fresa y leche

Última toma física

05/10

frutas y lácteos · exactitud 91 %

Próxima toma

Dom 11

frutas semanal · desechables el 31

Programación de tomas

Qué se cuenta, cada cuánto, quién cuenta y quién aprueba. Las frutas se cuentan más seguido porque se dañan; los desechables una vez al mes. El sistema recuerda la toma el día anterior y bloquea la venta de los ítems durante el conteo si así se configura.

Reglas activas

Alcance	Frecuencia	Cuándo	Cuenta / aprueba	Bloqueo

Próximas 4 semanas

Las tomas sorpresa no se programan: las lanza Danny desde el botón de arriba y no avisan al vendedor.

Mermas recientes

8 en octubre

Fecha	Insumo	Cantidad	Causa	Quién	Costo
07/10 11:05	Mango	0,4 kg	Dañado	Laura	$1.800
06/10 20:30	Leche entera	2 L	Vencido	Andrés	$8.400
06/10 16:10	Batido verde	1 und	Preparación fallida	Camila	$3.300
05/10 21:00	Fresa	0,9 kg	Vencido	Laura	$8.500
04/10 12:40	Helado base	300 ml	Degustación	Danny	$2.700
03/10 09:15	Banano	1,2 kg	Dañado	Andrés	$3.600

Merma por causa · octubre

$38.200

Vencido

$16.900

Dañado / golpeado

$9.900

Preparación fallida

$5.400

Degustación

$3.500

Derrame y otros

$2.500

Merma real vs. receta · septiembre

mango +13,8 %

Consumo real (compras − inventario) frente al que dicen las recetas por lo vendido. La diferencia es merma no registrada, sobre-porción o pérdida. El detalle por insumo está en Inventario.

El 44 % de la merma es fruta y leche vencida: comprar fresa y leche dos veces por semana en vez de una reduce ese costo más que cualquier otra medida.

Toma física · frutas y lácteos

Domingo 11 de octubre · programada semanal · cuenta Laura, aprueba Danny

1Contar2Revisar diferencias3Aprobar ajustes

Insumo	Físico contado	Unidad	Teórico	Diferencia	Valor	Justificación

Las frutas se pesan en kg con báscula. Diferencias dentro de la tolerancia (2 % o $2.000) se ajustan solas; las demás exigen justificación y aprobación del admin con PIN.

Historial de tomas

exactitud = ítems sin diferencia

Fecha	Alcance	Ítems	Con diferencia	Ajuste neto	Exactitud	Contó / aprobó	Estado
05/10	Frutas y lácteos	11	1	−$1.350	91 %	Laura / Danny	Aprobada
30/09	Desechables (mensual)	9	2	−$2.880	78 %	Camila / Danny	Aprobada
28/09	Sorpresa · helado y reventa	5	0	$0	100 %	Danny / Danny	Aprobada
27/09	Frutas y lácteos	11	3	−$6.100	73 %	Andrés / Danny	Aprobada

Compras

Qué hay que comprar según el stock mínimo, a quién se le debe, y el registro de cada compra: a mano o con una foto a la factura.

Por comprar

—

insumos bajo mínimo o por agotarse

Compra sugerida

—

al último precio de cada insumo

Cuentas por pagar

—

a proveedores con crédito

Compras del mes

$1.158.000

12 compras · 8 por foto, 4 a mano

Lista de compras sugerida

Insumos bajo el mínimo o que se agotan antes de la próxima compra. Cantidad sugerida = máximo − stock, en unidad de compra. Edite cantidades, desmarque lo que no va, y envíe la lista a cada proveedor.

martes 8 · próxima plaza jueves 10

Total seleccionado —

Cuentas por pagar

Compras a crédito pendientes. Al registrar un pago sale de la caja o del banco y se descuenta del saldo.

——

Proveedor	Documento	Compra	Vence	Valor	Abonado	Saldo	Estado

Proveedores y condiciones

Proveedor	Suministra	Entrega	Pago
Corabastos · Bodega 12	Frutas	Lun, Jue	Contado
Supermercado (D1 / Ara)	Leche, azúcar, hielo, aguas	Cualquiera	Contado
Distribuidora de desechables	Vasos, tapas, pitillos, conos	Martes	Crédito 8 días
Distribuidor de helado	Helado base	Miércoles	Crédito 15 días

Pagos de la semana

Distribuidora de desechables · F-8841vence hoy · $198.000

Hoy

Distribuidora de desechables · F-8790vencida hace 14 días · saldo $50.000

Vencida

Distribuidor de helado · R-221vence 15/10 · $90.000

7 días

Las cuentas por pagar entran al flujo de caja a 30 días del panel financiero y a las alertas cuando vencen mañana.

Escanear factura · Paso 1 · Fotocelular

Aquí se abre la cámara.
La imagen se comprime y se envía; no se guarda.

Paso 2 · Datos leídos

Paso 3 · Revisar y asociar1 ítem por asignar

Texto en factura	Insumo	Unidad	Valor
MANGO TOMMY	Mango	kg	$45.000
FRESA X CANASTILLA	Fresa	kg	$36.000
BANANO CRIOLLO	Banano	kg	$24.000
GULUPA		kg	$16.000

Total leído $121.000 · coincide

"Gulupa" no se reconoció. Al asignarla una vez, el sistema la recuerda para la próxima factura.

Historial de precios · Mango

−10 % vs. pico

Última compra $4.500/kg. El costo de cada jugo de mango se actualiza con este dato.

Panel financiero

Lo que Danny ve desde el celular en cualquier momento.

Ventas de hoy

$463.500

58 ventas · ticket $7.990

Meta del día

—

Punto de equilibrio

112 %

Cubierto a las 16:40 con 52 ventas

Margen bruto

64 %

Costo de insumos $167.000

Ventas por hora

gris: promedio esperado

Top productos de hoy

Producto	Und.	Ventas	Margen
Jugo de mango 16 oz	17	$119.000	68 %
Batido fresa-banano 20 oz	11	$132.000	61 %
Helado en cono 2 bolas	9	$63.000	72 %
Jugo de maracuyá 16 oz	8	$56.000	55 %
Agua 600 ml	13	$39.000	60 %

Medios de pago · hoy

Medio	Bruto	Comisión	Neto	Llega
Efectivo	$312.500	$0	$312.500	Hoy
QR	$86.000	por definir	$86.000	Hoy
Bre-B	$24.000	$0	$24.000	Hoy
Datáfono	$41.000	por definir	$41.000	T+1

Las comisiones se cargan en configuración cuando se cierren los contratos.

Mes · estado de resultados (1 al 7)

Ventas	$2.940.000
− Costo de insumos	−$1.058.000
− Mermas	−$38.200
− Gastos y servicios (proporcional)	−$420.000
− Nómina (proporcional)	−$735.000
− Interés del préstamo	−$48.000
Utilidad acumulada	$640.800

Semáforo tributario · 2026

Verde · lejos del tope

Ingresos del año vs. tope de 3.500 UVT ($183.309.000)$2.940.000 · 1,6 %

Consignaciones bancarias (QR + Bre-B + datáfono)$1.010.000 · 0,6 %

Verde hasta 70 %, ámbar hasta 90 %, rojo después. Al ritmo actual el cierre del año queda en ≈ 85 millones.

Metas y presupuestos · octubre

Una meta mensual de ventas repartida por día según el peso de cada día de la semana (en un parque, el fin de semana pesa más). Metas por vendedor y por categoría, y presupuesto de gastos y compras. Cambie la meta o la curva y vea el calendario recalcularse.

Meta del mes

$

≈ $452.000 por día

Ejecutado al 7

$2.940.000

21 % · meta acumulada al 7: $3.1 M

Proyección de cierre

—

al ritmo de los primeros 7 días

Meta de hoy · miércoles 7

—

llevamos $463.500

Curva por día de semana

peso relativo

Qué tanto vende cada día frente a un día normal (1,0). Se aprende de las ventas reales y se puede ajustar a mano. Los festivos usan el peso del domingo.

Meta por semana

se deriva de la curva

Semana	Días	Meta	Real	Avance

Calendario de octubre · meta vs. real

cumplióno cumpliófestivo

Metas por vendedor

según turnos asignados

El porcentaje sale de las horas programadas en Turnos. El bono por meta se liquida en nómina cuando el vendedor supera el 100 %.

Metas por categoría

empujar batidos

Los batidos tienen el mejor margen bruto; la meta les asigna más peso del que venden hoy para orientar la venta sugerida.

Presupuesto de gastos

mes · semana · día

Categoría	Mes	Semana	Día	Ejecutado	Estado
Arriendo + administración	$1.320.000	$305.000	$43.000	$120.000	9 %
Nómina	$1.470.000	$340.000	$48.000	$735.000	50 %
Servicios públicos	$402.000	$93.000	$13.000	$145.000	36 %
Préstamo (interés)	$88.000	$20.000	$3.000	$0	0 %
Aseo y mantenimiento	$50.000	$12.000	$1.700	$41.000	82 %
Publicidad	$60.000	$14.000	$2.000	$95.000	158 %
Caja menor	$150.000	$35.000	$5.000	$31.500	21 %
Total	$3.540.000	$819.000	$115.700	$1.167.500	33 %

Semana = mes ÷ 4,33 · Día = mes ÷ 30,6. El gasto fijo del mes dividido entre las unidades que proyecta la meta da el "costo fijo por unidad" que usa Costos y precios.

Presupuesto de compras

30 % de la meta

Presupuesto del mes$4.200.000

Comprado al 7$1.158.000

Costo de insumos vendidos al 7$1.058.000

Diferencia (quedó en inventario o merma)$100.000

Insumo clave	Presupuesto	Comprado	Avance
Frutas	$1.900.000	$560.000	29 %
Leche y helado base	$1.100.000	$310.000	28 %
Desechables	$600.000	$198.000	33 %
Reventa (aguas, gaseosas)	$400.000	$90.000	23 %
Azúcar, hielo, otros	$200.000	$0	0 %

Si las compras van más rápido que las ventas, o hay inventario acumulado o hay merma. El sistema cruza este presupuesto con el kardex.

Gastos y servicios

Todo lo que sale del negocio que no es insumo: arriendo, servicios públicos, nómina, préstamo, aseo, publicidad. Con presupuesto por categoría y recordatorio de vencimiento.

Gastos del mes

$1.874.000

de $3.350.000 presupuestados

Por vencer esta semana

2

Arriendo 09/10 · Internet 11/10

Vencidos

0

Todo al día

Préstamo · saldo

$4.120.000

Cuota $380.000 el 15/10

Recurrentes de octubre

8 conceptos

Concepto	Vence	Estimado	Real	Estado
Arriendo local	09/10	$1.200.000	—	Vence en 2 días
Internet + celular	11/10	$95.000	—	Vence en 4 días
Préstamo · cuota 7/18	15/10	$380.000	—	Pendiente
Nómina 1ª quincena	15/10	$1.470.000	—	Pendiente
Energía	20/10	$190.000	—	Llega el 12/10
Acueducto	22/10	$85.000	—	Bimestral
Gas	24/10	$32.000	—	Pendiente
Administración	05/10	$120.000	$120.000	Pagado 04/10

Presupuesto por categoría

ejecutado / presupuesto

Arriendo

$0 / $1.200.000

Nómina

$735.000 / $1.470.000

Servicios públicos

$145.000 / $402.000

Préstamo

$0 / $380.000

Aseo y mant.

$41.000 / $50.000

$95.000 / $60.000

Otros

$18.000 / $65.000

Publicidad ya pasó el presupuesto del mes (pendón + volantes de apertura). Es normal el primer mes; ajustar el presupuesto de noviembre.

Servicios públicos · últimos 3 meses

detecta recibos anormales

Servicio	Ago	Sep	Oct (est.)
Energía	$142.000	$168.000	$190.000
Acueducto	$82.000	—	$85.000
Gas	$29.000	$31.000	$32.000
Internet + celular	$95.000	$95.000	$95.000

La energía sube 13 % al mes: las neveras de helado y la licuadora. El sistema alerta cuando un recibo supera el promedio en más de 20 %.

Préstamo · $6.000.000

18 cuotas · 2,1 % mensual

31 %

Pagado$1.880.000

Saldo$4.120.000

Interés pagado$560.000

Próxima cuota15/10 · $380.000

Cuota	Fecha	Capital	Interés	Total
6	15/09	$286.000	$94.000	$380.000
7	15/10	$292.000	$88.000	$380.000
8	15/11	$298.000	$82.000	$380.000

El interés va al estado de resultados como gasto financiero; el capital sale del flujo de caja pero no de la utilidad.

Clientes y fidelización

El cliente es opcional en la venta: basta el celular. Con eso el sistema lleva sus sellos, su producto habitual y su frecuencia, y permite avisarle cuando lleva tiempo sin venir. Pruebe el programa de sellos buscando un celular.

Clientes registrados

184

+37 esta semana · 42 % de las ventas con cliente

Frecuentes

31

4 o más visitas en el mes

Jugos gratis canjeados

9

costo $17.400 · trajeron 90 compras

En riesgo

6

frecuentes sin venir hace 21 días

Programa de sellos

10 jugos = 1 gratis

En el punto de venta se escribe el celular y el sello se suma solo. Busque un cliente para ver su tarjeta.

Pedidos por WhatsApp · hoy

3 activos

Se registran a mano desde el chat con hora de recogida. El estado avanza con un toque y el cliente recibe el aviso.

Directorio de clientes

Cliente	Celular	Visitas mes	Última visita	Gasto total	Producto habitual	Sellos	Estado

Satisfacción · QR en el comprobante

4,6 de 5

38 respuestas en octubre. Una pregunta y un comentario opcional; toma 10 segundos.

5 estrellas

26

4 estrellas

9

3 estrellas

2

1–2 estrellas

1

"El de mango es el mejor del parque, pero la fila del sábado es larga."Sábado 3 · 5 estrellas

"El batido verde llegó muy aguado."Lunes 5 · 2 estrellas · se devolvió el dinero

Cumpleaños y campañas

3 esta semana

Cliente	Fecha	Beneficio
Marcela Ruiz	09/10	Jugo 16 oz gratis
Jorge Pardo	11/10	Jugo 16 oz gratis
Valentina Soto	12/10	Jugo 16 oz gratis

Campañas sugeridas

6

Frecuentes que no vienen hace 21 días"Te extrañamos: 2×1 en jugos esta semana mostrando este mensaje"

14

Clientes con 8 o 9 sellos"Te falta uno para tu jugo gratis"

Sáb

Hora valle del sábado 9–11"Batido + cono a $12.000 antes de las 11"

Los mensajes salen uno a uno desde el WhatsApp del negocio con el texto listo para pegar; no es envío masivo automático.

Recetas

Qué lleva cada producto y en qué proporción: el alimento (fruta, leche, azúcar, hielo) y los elementos (vaso, tapa, pitillo, cuchara, servilleta). Cada venta descuenta exactamente esto del inventario y el costo se calcula solo. Cambie una cantidad y vea el efecto.

Cargar catálogo desde la plantilla Excel

La plantilla tiene las hojas Proveedores, Insumos, Productos, Variantes, Recetas y Modificadores. El sistema la lee, valida los cruces entre hojas y muestra qué va a crear antes de importar.

1Archivo2Validación3Importar

Elegir archivoPlantilla_Catalogo_PDV.xlsx diligenciada. Se lee en el navegador; no se sube a ningún lado hasta confirmar.

¿Sin archivo a la mano?

Vea el flujo con los datos de ejemplo de la plantilla.

Costos y precios

Costo real de cada producto a partir de su receta y del último precio de compra, margen actual y precio sugerido. El simulador cambia el precio de los insumos y muestra al instante qué productos pierden margen.

Margen bruto promedio

—

ponderado por unidades vendidas al mes

Bajo el margen objetivo

—

productos por revisar

Margen objetivo

65 %

sobre el precio de venta

Costo fijo por unidad

$1.300

fijos del mes ÷ unidades vendidas

Simulador

sin cambios

Mueva los controles. La tabla de abajo se recalcula con cada cambio. Responde preguntas como "¿qué pasa si el mango sube 20 %?" o "¿cuánto aguanta el precio del batido si la leche sube?".

Ficha de costo por producto

alimentoelementosfijos

Producto	Composición del costo	Alimento	Elementos	Costo directo	Fijos	Precio	Margen bruto	Sugerido	Neto / und	Estado

Margen bruto = (precio − costo directo) ÷ precio. Precio sugerido = costo directo ÷ (1 − margen objetivo), redondeado hacia arriba a $500. "Fijos" reparte arriendo, servicios y nómina entre las unidades vendidas al mes; "Neto / und" es lo que queda después de fijos.

Alertas

Lo que requiere acción hoy. Las de caja y devoluciones también llegan al celular de Danny.

Mango bajo mínimo3,2 kg, mínimo 5 kg. Al ritmo de hoy alcanza hasta mañana al mediodía.

Diferencia de datáfono −$3.000Cierre turno tarde · Laura · pendiente de observación.

Leche vence el 08/10 (3 L)Lote del 28/09. Usar primero o registrar merma.

Arriendo vence en 2 días$1.200.000 · 09/10 · pendiente de pago.

Devolución registradaT1-000118 · $12.000 efectivo · "batido mal preparado" · Laura 16:30.

Caja menor cerca del mínimoSaldo $18.500, mínimo $15.000. Reponer con el próximo retiro.

Granola sin movimiento 16 días3 bolsas en stock. Reducir la próxima compra o crear una promoción.

Meta de la semana al 82 %Faltan 2 días. Con sábado y domingo normales se cumple.

Cumplimiento y libro fiscal

Lo que la DIAN y el contador pueden pedir, generado solo a partir de las ventas, compras y gastos: el libro de registro de operaciones diarias, el control de comprobantes, el acumulado contra el tope de 3.500 UVT y el calendario de obligaciones.

Régimen

No responsable

IVA e INC · persona natural · sin obligación de facturar

Ingresos 2026 vs. tope

—

tope 3.500 UVT = $183.309.000

Comprobantes del mes

—

Próxima obligación

Concepto sanitario

visita de Secretaría de Salud · pendiente de agendar

Libro fiscal de registro de operaciones diarias · octubre

Art. 616 del Estatuto Tributario. Una línea por día con ingresos (comprobantes), devoluciones, compras y gastos. Se genera solo; nadie lo digita.

consecutivo T1-000001 → T1-000387

Día	Comprobantes	Consecutivos	Ventas	Devoluciones	Ingresos netos	Compras	Gastos	Cierre

Los comprobantes anulados conservan su consecutivo y aparecen con valor $0 en el detalle del día, para que la numeración no tenga huecos.

Control de comprobantes

sin huecos

Terminal	Primero del mes	Último	Emitidos	Anulados	Reimpresos
T1	T1-000001 · 01/10	T1-000387 · 08/10	387	2	5

Anulados del mes

T1-000097 · 04/10 · $9.000error de cobro · Camila · PIN Danny

Anulado

T1-000112 · 06/10 · $7.000cliente se fue sin pagar · Andrés · PIN Danny

Anulado

Cuentas de cobro a empresas

CC-003 · Oficina Ciudad Montes · 06/108 jugos · $56.000 · con cédula y datos completos para su documento soporte

Calendario de obligaciones

2 por hacer

Obligación	Entidad	Fecha	Estado
RUT con responsabilidades 49 y no responsable INC	DIAN	antes de abrir	En trámite
Matrícula mercantil del establecimiento	Cámara de Comercio de Bogotá	antes de abrir	Hecha
Concepto sanitario y curso de manipulación	Secretaría Distrital de Salud	por agendar	Pendiente
Renovación matrícula mercantil	Cámara de Comercio de Bogotá	31/03/2027	Recordatorio 01/03
ICA Bogotá (régimen simplificado, anual)	Secretaría de Hacienda Distrital	2027 · fecha por confirmar	Contador
Declaración de renta 2026 (si aplica)	DIAN	ago–oct 2027	Contador

Paquete mensual para el contador

Libro fiscalVentas por comprobanteCompras y proveedoresGastos y serviciosNóminaInventario valorizadoAcumulado UVT

Un solo Excel con una hoja por tema. El rol "consulta" del contador también puede descargarlo directamente.

Administración y auditoría

Quién puede hacer qué, los datos del negocio que salen en el comprobante, el registro de todo lo sensible (anulaciones, descuentos, ajustes, cambios de precio) y el estado del sistema: sincronización, copias de seguridad y consumo de la cuota gratuita.

Cuentas y vendedores

3 + 3

dueño, admin, terminal · 3 PIN

Último backup

03:00

hoy · 2,4 MB · 30 copias guardadas

Acciones sensibles hoy

4

1 anulación · 1 devolución · 2 descuentos

Cuota gratuita usada hoy

6 %

1.180 escrituras de 20.000 · 2.900 lecturas de 50.000

Usuarios y roles

Usuario	Rol	Último acceso	Estado
Davis Jiménez davis.jimenez@…	Dueño	08/10 07:40 · celular	Activo
Danny Jiménez danny…@…	Admin	08/10 09:12 · celular	Activo
Terminal T1 PC del mostrador · sesión permanente	Terminal	08/10 09:00 · PC	En línea
Contador pendiente de invitar	Consulta	—	Invitación

Qué puede hacer cada rol

✓ síPIN con PIN admin– no

Acción	Dueño	Admin	Terminal	Consulta
Vender, cobrar, imprimir	✓	✓	✓	–
Anular venta · devolución	✓	✓	PIN	–
Descuento mayor al umbral	✓	✓	PIN	–
Abrir y cerrar caja · caja menor	✓	✓	✓	–
Compras, mermas, conteo de tomas	✓	✓	✓	–
Aprobar ajustes de inventario	✓	✓	–	–
Precios, recetas, metas, gastos, nómina	✓	✓	–	–
Ver reportes y exportar	✓	✓	–	✓
Configuración y usuarios	✓	PIN	–	–

Las reglas se aplican en la base de datos, no solo en pantalla: aunque alguien manipule la terminal, el servidor rechaza lo que su rol no permite.

Configuración del negocio

cambios quedan en auditoría

Nombre del local Titular Cédula / NIT Dirección Celular Pie del comprobante

La vista previa cambia mientras escribe. La leyenda legal "Documento no válido como factura de venta" es fija mientras el negocio sea no responsable de IVA; se desbloquea al activar facturación electrónica.

Base de cajaTolerancia de diferenciaFondo de caja menorMínimo de caja menorDescuento máximo sin PINDenominaciones

Medio	Comisión %	Fijo por transacción	Llega a la cuenta	Activo
Efectivo			—	Sí
QR Bancolombia			mismo día	Sí
Bre-B			mismo día	Sí
Datáfono			T+1	Sí
Bonos / cortesía	—	—	—	No

Las comisiones quedan en 0 hasta que se cierren los contratos; cada cambio guarda la fecha desde la que aplica.

ModeloAncho de papelAbrir cajónCopiasModo kiosko

Aviso de vencimiento (días)Sin movimiento = baja rotación (días)Meta en riesgo (% al 70 % del tiempo)Recibo de servicio anormal (%)Cuota Firestore (% de aviso)Enviar a WhatsApp de

RégimenUVT del añoTope (UVT)Semáforo ámbar / rojo (%)Facturación electrónicaCIIU

Tope 2026: 3.500 × $52.374 = $183.309.000. Al cambiar el régimen el comprobante pasa a factura electrónica y el sistema pide los datos del proveedor.

Registro de auditoría

Cuándo	Acción	Detalle	Quién	Dispositivo

El registro es de solo escritura: nadie, ni el dueño, puede borrar o editar una entrada.

Estado del sistema

Sincronización0 ventas pendientes · última hace 12 s

Al día

Backup diario a Cloudflare R2Hoy 03:00 · 2,4 MB · se conservan 30 días

Consolidación del WorkerStock y agregados · cada 5 min · último 09:40

Ok

Lector de facturas (IA)12 facturas este mes · US$0,006 acumulado

Ok

Versión de la appv1.0.0 · Chrome 130 · Service Worker activo

Actualizada

Dispositivos conectados

PC del mostrador · Terminal T1Windows 11 · modo kiosko · consecutivo T1-000386

En línea

Celular de DannyAndroid · admin · hace 4 min

Celular de DavisiPhone · dueño · hace 2 h

Si la terminal se roba o se cambia, "Cerrar sesión" la desconecta y borra su caché local desde aquí; los datos ya están en la nube.

Un solo lugar para vender, controlar y entender Vitale Fresh

Qué probar, en orden

Operación diaria

Abastecimiento e inventario

Finanzas y control

Inteligencia

Cumplimiento y administración

Fases de entrega

Punto de venta

Caja · turno tarde

Conteo de efectivo

Cuadre por medio de pago

Movimientos del turno

Caja menor

Nuevo egreso de caja menor

Egresos de la semana

Cuadre de caja menor

Por categoría · mes

Vendedores y nómina

Incidencias de la quincena

Adelantos y préstamos

Liquidación quincena 1–15 de octubre

Turnos · 12 al 18 de octubre

Cobertura sugerida · sábado

Horas de la semana

Solicitudes de cambio de turno

Inventario

Kardex · Mango

Merma real vs. receta · septiembre

Mermas y tomas físicas

Programación de tomas

Registrar merma

Mermas recientes

Merma por causa · octubre

Merma real vs. receta · septiembre

Toma física · frutas y lácteos

Historial de tomas

Compras

Lista de compras sugerida

Cuentas por pagar

Historial de precios · Mango

Panel financiero

Ventas por hora

Top productos de hoy

Medios de pago · hoy

Mes · estado de resultados (1 al 7)

Semáforo tributario · 2026

Metas y presupuestos · octubre

Curva por día de semana

Meta por semana

Calendario de octubre · meta vs. real

Metas por vendedor

Metas por categoría

Presupuesto de gastos

Presupuesto de compras

Gastos y servicios

Nuevo gasto

Recurrentes de octubre

Presupuesto por categoría

Servicios públicos · últimos 3 meses

Préstamo · $6.000.000

Clientes y fidelización

Programa de sellos

Pedidos por WhatsApp · hoy

Directorio de clientes

Satisfacción · QR en el comprobante

Cumpleaños y campañas

Campañas sugeridas

Recetas

Cargar catálogo desde la plantilla Excel

Costos y precios

Simulador

Ficha de costo por producto

Alertas

Cumplimiento y libro fiscal

Libro fiscal de registro de operaciones diarias · octubre

Control de comprobantes

Calendario de obligaciones

Administración y auditoría

Usuarios y roles